Reglamento Interno de Higiene y Seguridad Ecuador 2026: Capítulos, Aprobación y Errores Comunes

Toda empresa ecuatoriana con más de 10 trabajadores está obligada a elaborar un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, aprobarlo ante el Ministerio del Trabajo (MDT) a través del SUT y entregarlo físicamente a cada trabajador. La obligación surge del Art. 434 del Código del Trabajo y se refuerza con el Decreto Ejecutivo 255 de 2024, que actualiza los requisitos de estructura y contenido.

Sin embargo, buena parte de los reglamentos presentados al MDT son rechazados en primera revisión: capítulos incompletos, matriz de riesgos genérica, falta de sanciones específicas o documentos anexos que no coinciden. Esta guía detalla exactamente qué debe contener el reglamento, cómo es el proceso de aprobación paso a paso y cuáles son los errores que más retrasan la aprobación.

¿A quién aplica esta obligación?

La obligación se activa al superar los 10 trabajadores, sin distinción por sector económico, nivel de riesgo ni modalidad de contratación. Se cuentan todos los trabajadores en relación de dependencia de la empresa en el Ecuador, independientemente de si trabajan en planta, en oficina o en teletrabajo.

Las empresas con menos de 10 trabajadores no tienen obligación de presentar el reglamento, pero sí deben contar con un Plan Integral de Prevención de Riesgos registrado en el SUT. Si la empresa crece y supera los 10 trabajadores durante el año, debe iniciar el proceso de elaboración del reglamento de inmediato.

Los 8 capítulos que exige el SUT

El sistema SUT valida que el reglamento contenga los siguientes capítulos en el orden indicado. Un capítulo faltante o con contenido insuficiente genera observación automática:

Capítulo I — Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Declaración firmada por el representante legal que expresa el compromiso de la empresa con la seguridad de sus trabajadores. Debe incluir objetivos medibles, alcance del sistema de gestión y el nombre del responsable de SST designado. No puede ser un texto genérico copiado: el SUT detecta contenido repetido entre empresas.

Capítulo II — Organización del Sistema de Gestión SST

Define la estructura de responsabilidades en SST dentro de la empresa: el técnico de seguridad e higiene (interno o externo), el Comité de Seguridad y Salud si aplica (obligatorio en centros de trabajo con 50 o más trabajadores según el Art. 32 del Decreto 255), el Delegado de Seguridad y Salud para centros de 10 a 49 trabajadores y el personal de salud que corresponda, y las funciones de cada rol. Debe estar alineado con el organigrama real de la empresa.

Capítulo III — Prevención de Riesgos de la Empresa

Es el capítulo más extenso y el que más observaciones genera. Debe identificar y describir los factores de riesgo presentes en cada puesto de trabajo: físicos, mecánicos, químicos, biológicos, ergonómicos y psicosociales. Debe ser específico para la actividad económica real de la empresa (código CIIU). Un listado genérico de riesgos que no coincide con los puestos declarados en el IESS será rechazado.

Capítulo IV — Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales

Procedimiento interno cuando ocurre un accidente o se presume una enfermedad profesional: quién recibe el aviso, quién investiga, cómo se registra internamente y cómo se notifica al IESS (dentro de los 10 días laborables según la Resolución CD 513, Art. 44). También debe incluir el procedimiento de investigación de incidentes.

Capítulo V — Información y Capacitación en Prevención de Riesgos

Plan anual de capacitación en SST con los temas específicos por área, frecuencia de las sesiones, nombre del responsable de ejecutarlas y método de registro. Debe incluir la inducción obligatoria para nuevos trabajadores antes de iniciar sus labores. Sin cronograma concreto, el MDT observa este capítulo.

Capítulo VI — Ropa de Trabajo y Equipos de Protección Personal

Lista del EPP entregado por puesto de trabajo: tipo de equipo, norma aplicable (INEN/CE/ANSI), frecuencia de reposición y responsabilidad del trabajador por mal uso o pérdida. Debe existir un registro de entrega firmado por cada trabajador — ese registro es exigido en las inspecciones del MDT.

Capítulo VII — Incentivos y Sanciones

Consecuencias del incumplimiento de las normas de seguridad, clasificadas por gravedad (falta leve, grave, muy grave). Deben ser proporcionales y respetar el debido proceso del Código del Trabajo: amonestación verbal, escrita, multa, visto bueno. Las sanciones no pueden exceder el 10% del salario mensual del trabajador.

Capítulo VIII — Disposiciones Generales

Vigencia del reglamento (2 años desde la aprobación), procedimiento de actualización ante cambios operativos o normativos, y el método de socialización con los trabajadores (entrega física con firma de recepción).

Datos generales y firmas obligatorias

Además de los 8 capítulos, el reglamento debe iniciar con una carátula con los datos generales de la empresa:

• Razón social y RUC
• Actividad económica y código CIIU
• Nivel de riesgo (Anexo 2 del AM 196)
• Número total de trabajadores
• Dirección del centro de trabajo
• Nombre del representante legal
• Nombre y registro del técnico SST responsable

Las firmas obligatorias son dos: el representante legal de la empresa y el técnico SST (registrado en el MDT). La ausencia de cualquiera de las dos firmas invalida el documento y genera rechazo inmediato en el SUT.

Proceso de aprobación ante el MDT: paso a paso

El proceso es 100% digital a través de la plataforma SUT (Sistema Único de Trabajo) del MDT. No hay ventanillas físicas. El trámite puede gestionarlo el propio técnico SST de la empresa o una consultora autorizada:

1. Elaboración del reglamento: El técnico SST redacta el documento completo con los 8 capítulos y los datos de la empresa. Debe estar acompañado de la Matriz de Riesgos (IPERC) actualizada, que debe ser coherente con el Capítulo III del reglamento.
2. Revisión interna y firma del representante legal: El reglamento debe ser revisado, ajustado si hay Comité Paritario, y firmado por el representante legal y el técnico SST antes de cargarlo.
3. Registro en el SUT: Ingresar a sut.trabajo.gob.ec → módulo SST → Reglamento Interno de Higiene y Seguridad → cargar el PDF del reglamento + la Matriz de Riesgos + los datos del técnico SST responsable. El archivo debe ser un PDF con las características técnicas que indica el sistema (tamaño máximo, sin contraseña).
4. Asignación de revisor del MDT: El sistema asigna automáticamente un inspector técnico que revisará el contenido. El plazo de revisión varía entre 15 y 45 días hábiles según la carga operativa del MDT en cada regional.
5. Respuesta a observaciones (si las hay): Si el revisor encuentra problemas, los notifica por el SUT con un plazo para subsanarlos. La empresa corrige el documento y lo vuelve a cargar. Una sola ronda de observaciones mal resuelta puede extender el proceso varios meses.
6. Aprobación y código QR: Si el reglamento cumple todos los requisitos, el MDT emite la resolución de aprobación con número de registro y genera un código QR. Ese código debe imprimirse y mantenerse visible en las instalaciones de la empresa.
7. Socialización obligatoria: El reglamento aprobado debe entregarse físicamente a cada trabajador, quien firma un acta de recepción. Esas actas deben archivarse — son el primer documento que revisa un inspector del MDT.

Vigencia y cuándo actualizar antes de los 2 años

La vigencia estándar es de 2 años desde la fecha de aprobación. El reglamento vencido equivale legalmente a no tenerlo. Pero existen situaciones que obligan a actualizarlo antes:

• Cambios normativos: si el MDT emite un nuevo Acuerdo Ministerial que modifique la estructura o el contenido exigido
• Cambios operativos sustanciales: apertura de nuevas líneas de producción, cambio de actividad económica, traslado a nuevas instalaciones
• Variación significativa de plantilla: si la empresa supera el umbral de 50 trabajadores y debe constituir el Comité Paritario (o supera los 10 trabajadores y debe designar un Delegado de SST)
• Accidente grave o fatal: que revele deficiencias no contempladas en el reglamento vigente

Errores más comunes que causan rechazo

Estos son los errores que con mayor frecuencia observan los inspectores del MDT y que retrasan semanas o meses la aprobación:

• Matriz de riesgos genérica o de otra empresa: el inspector verifica que la identificación de riesgos corresponda al CIIU y a los puestos declarados en el IESS. Un listado copiado es la causa número uno de rechazo.
• No incluir riesgos psicosociales: el Decreto 255 los exige expresamente. Reglamentos con solo riesgos físicos y mecánicos son observados de forma automática.
• Sanciones sin proporcionalidad ni proceso: el capítulo de sanciones debe detallar el procedimiento disciplinario respetando el Código del Trabajo. Listas de sanciones sin proceso no son aceptadas.
• Plan de capacitación sin cronograma: debe tener fechas, temas y responsables. Un párrafo genérico sobre la importancia de capacitar no cumple el requisito.
• Falta de firma del técnico SST registrado: el técnico debe estar registrado en el MDT con número de registro activo. Si no lo está, la firma no tiene validez y el trámite se rechaza.
• Incoherencia entre el reglamento y la matriz: si la matriz identifica un riesgo que el Capítulo III no aborda, o viceversa, el sistema genera observación.
• PDF con contraseña, corrupto o con imágenes escaneadas: el SUT solo procesa PDFs de texto seleccionable, sin restricciones y dentro del límite de tamaño indicado.
• Usar estructura del Decreto 2393 (derogado): los reglamentos elaborados con la antigua estructura son rechazados de plano. La norma vigente es el Decreto Ejecutivo 255 de 2024.

Diferencia con el Reglamento Interno de Trabajo

Son dos documentos obligatorios distintos que muchas empresas confunden:

Multas por no tener el reglamento

La ausencia del reglamento o su vencimiento sin renovación es sancionada por el MDT conforme al AM 135:

• Multa base: $200 por trabajador en nómina
• Tope máximo: 20 SBU = $9,640 (SBU 2026: $482)
• Reincidencia: el MDT puede elevar la sanción y ordenar paralización de actividades
• Accidente sin reglamento vigente: el IESS puede declarar responsabilidad patronal y cobrar al empleador las prestaciones médicas, subsidios y pensiones pagados al trabajador

Preguntas frecuentes sobre el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad

¿El reglamento es lo mismo que el Plan Integral de Prevención de Riesgos?

No. El Plan Integral de Prevención de Riesgos (PIPR) es el documento operativo del Sistema de Gestión de SST (políticas, objetivos, acciones concretas). El Reglamento Interno de Higiene y Seguridad es el documento normativo interno con los capítulos estructurados que el MDT aprueba formalmente. Ambos son obligatorios y se complementan, pero son trámites independientes en el SUT.

¿Cuánto tiempo demora la aprobación?

Entre 15 y 45 días hábiles si el documento se presenta sin errores. Si hay observaciones del inspector y el empleador tarda en responderlas, el proceso puede extenderse a 3 o 4 meses. La calidad del documento presentado es el factor más determinante del tiempo total de aprobación.

¿Una empresa extranjera con sucursal en Ecuador debe tenerlo?

Sí. Las sucursales en Ecuador de empresas extranjeras deben cumplir con la normativa laboral ecuatoriana. Aunque la casa matriz tenga certificación ISO 45001 o OSHA, la sucursal debe registrar su propio reglamento en el MDT bajo la normativa local.

¿El reglamento debe ser aprobado por los trabajadores?

No. El reglamento lo elabora y firma el empleador (con asesoría técnica del técnico SST). Los trabajadores no lo aprueban, pero tienen derecho a conocerlo: la socialización mediante entrega física con acta firmada es obligatoria una vez aprobado por el MDT.

¿Qué pasa si la empresa cambia de dirección o abre una segunda sede?

Cada establecimiento o sede puede requerir un reglamento propio si las actividades, riesgos o número de trabajadores son distintos. El cambio de domicilio principal obliga a actualizar el reglamento, aunque sea antes de los 2 años, ya que los datos de la empresa deben coincidir con el RUC y el registro en el IESS.

¿Pueden combinarse el Reglamento Interno de Trabajo y el de Higiene y Seguridad en un solo documento?

No. El MDT los gestiona como trámites completamente independientes en módulos distintos del SUT. Presentar un único documento que combine ambos no es aceptado. Las empresas deben tener los dos documentos aprobados por separado.

¿Qué sucede si vence el reglamento y no se ha renovado?

La empresa queda en la misma situación legal que si nunca hubiera tenido reglamento: incumplimiento de la ley con la multa correspondiente. El SUT lleva control de las fechas de vencimiento y los inspectores del MDT tienen acceso a ese registro en sus visitas. No hay período de gracia oficial.

¿El Comité Paritario debe participar en la elaboración del reglamento?

El Decreto 255 no exige que el Comité Paritario apruebe el reglamento — esa potestad corresponde exclusivamente al MDT. Sin embargo, la buena práctica es presentar el borrador al comité para recibir observaciones de los representantes de los trabajadores antes de cargarlo en el SUT. El reglamento debe mencionar al comité y sus funciones en el Capítulo II.